Этот способ позволяет выбрать таблицы из коллекции предварительно отформатированных таблиц.
1. Выбрать команду Экспресс-таблицы.
2. Просмотреть открывшийся список имеющихся таблиц (рис. 14) и выбрать нужную таблицу.
3. По необходимости заменить данные таблицы.
При частом применении таблиц с определенным форматированием, можно сохранить копию этой таблицы в коллекции экспресс-таблиц. Для этого созданную таблицу нужно выделить и нажать кнопку Сохранить выделенный фрагмент в коллекцию экспресс-таблиц... Пользовательские таблицы обычно располагаются в конце списка экспресс-таблиц в категории, выбранной или созданной пользователем.
Есть еще один простой способ создания таблицы: наберите в том месте документа, куда нужно вставить таблицу, знаки "+" и "_" и нажмите Enter. Например, для создания таблицы из одной строки и трех столбцов нужно ввести +____+____+____+. Дальше ее можно редактировать.
Редактирование таблицы
Для редактирования таблицы или ее отдельных элементов сначала необходимо их выделить. В таблице (Таблица 2) представлены способы выделения объектов таблицы.
Таблица 2 Способы выделения объектов таблицы
| Объект | Технология работы |
| Ячейка | · Установить курсор в нижнем левом углу. Он примет вид стрелки · Щелкнуть ИЛИ · Установить курсор в ячейку · Выбрать вкладку Макет/ группа Таблица/Выделить/Выделить ячейку |
| Несколько соседних ячеек | Провести мышью с нажатой кнопкой по ячейкам |
| Не соседние ячейки | · Выделить первую ячейку · Удерживая клавишу Ctrl, выделять другие ячейки |
| Строка | · Установить указатель вне таблицы слева около строки · Щелкнуть ИЛИ · Установить курсор в любую ячейку строки · Выбрать вкладку Макет/ группа Таблица/Выделить/Выделить строку |
| Столбец | · Установить курсор над столбцом. Он примет вид стрелки · Щелкнуть ИЛИ · Установить курсор в любую ячейку столбца · Выбрать вкладку Макет/ группа Таблица/Выделить/Выделить столбец |
| Таблица | Щелкнуть на крест, расположенный в левом верхнем углу над таблицей ИЛИ · Установить курсор в любую ячейку таблицы · Выбрать вкладку Макет/ группа Таблица/Выделить/Выделить таблицу |
Все инструменты для вставки и удаления объектов таблицы собраны в группе Строки и столбцы (рис. 15) вкладки Макет.
Для вставки строк, столбцов и отдельных ячеек таблицы также можно воспользоваться контекстным меню (рис. 16), выбрав команду Вставить. В этом случае в подчиненном меню появится список необходимых команд для вставки.
При выборе команды Вставить ячейки появится диалоговое окно, в котором можно выбрать нужный переключатель (рис. 17).
Рис. 17. Добавление ячеек
Для удаления строк, столбцов и отдельных ячеек тоже можно воспользоваться контекстным меню, выбрав соответственно команды Удалить строки, Удалить столбцы, Удалить ячейки.
Рис. 18. Удаление ячеек
При выборе в контекстном меню команды Удалить ячейки… появится диалоговое окно Удаление ячеек (рис. 18), в котором можно выбрать необходимый переключатель.
Если в таблицу требуется вставить сразу несколько новых строк или столбцов, то следует выделить в таблице такое же число объектов, а затем воспользоваться любым из описанных выше способов вставки. Для удаления сразу нескольких объектов нужно действовать аналогично. При этом нужно помнить, что клавиша DELETE не удаляет строки и столбцы таблицы, а только очищает их содержимое.
Для быстрой вставки «строки ниже» нет необходимости использовать меню, а достаточно:
· Щелкнуть в конце строки таблицы.
· Нажать клавишу Enter.
Для вставки новой строки после последней в таблице можно:
· Поставить курсор в последнюю ячейку строки.
· Нажать клавишу Таб.
Для редактирования таблицы используются также команды группы Объединить вкладки Макет, которые позволяют создать таблицу сложной конфигурации. Для стирания границ между ячейками можно воспользоваться инструментом Ластик вкладки Конструктор (рис. 19).
Для объединения ячеек нужно их выделить и нажать кнопку Объединить ячейки группы Объединить вкладки Макет. Объединять можно ячейки в горизонтальном, вертикальном направлениях, а также диапазон ячеек.
Рис. 19. Команды для редактирования таблиц
Для разбиения ячеек нужно нажать кнопку Разбить ячейки группы Объединить и в появившемся диалогом окне Разбиение ячеек (рис. 20) установить нужные параметры. В контекстном меню ячеек тоже можно найти команду Разбить ячейки.
Рис. 20. Окно Разбиение ячеек
В текстовом процессоре Word 2003 можно было разбивать на столбцы только одну ячейку, в Word 2007 с помощью кнопки Разбить ячейки группы Объединить можно разбивать любое количество выделенных ячеек таблицы.
Появилась возможность разбить по горизонтали и всю таблицу с помощью кнопки Разбить таблицу группы Объединить вкладки Макет. Для этого нужно установить курсор в любой ячейке строки, с которой будет начинаться новая таблица и выбрать команду Разбить таблицу.
Но команды контекстного меню, связанные с объединением и разбиением ячеек, остались прежними.
На рис. 21 представлено контекстное меню, которое появляется, если курсор находится в какой-то одной ячейке таблицы. В этом случае в меню присутствует команда Разбить ячейки. Если будет выделено несколько ячеек, то в контекстном меню команда Разбить ячейки не появится.
Рис. 22. Команда Объединить ячейки
Команда контекстного меню Объединить ячейки (рис. 22) инициализируется при выделении строк, столбцов и диапазонов ячеек.
Отредактировать всю таблицу можно и с помощью команды Нарисовать таблицу контекстного меню. Это меню появляется после выделения всей таблицы (рис. 23).
Рис. 23. Команда Нарисовать таблицу
Excel предоставляет большую галерею готовых стилей автоматического форматирования таблицы. Так же предусмотрен предварительный просмотр при наведении курсора мышки на любой стиль из галереи. Стили можно применять для быстрого форматирования обычных диапазонов ячеек.
Присвоение стилей таблицы обычному диапазону
Для реализации данной задачи нам нужно создать таблицу, присвоить ей стиль, а потом отменить «Форматировать как таблицу».
Присвоим стиль форматирования авто-таблицы для обычного диапазона ячеек:
Таблица преобразуется в обычный диапазон ячеек, который форматирован по ее стилю. Это так же очень быстрый и удобный способ форматирования ячеек. Так форматировать значительно быстрее, чем делать все с нуля. Достаточно только взять за основу готовый стиль из галереи, а потом внести свои изменения и дополнения деталей.
Автоматическое форматирование с помощью стилей
Выберем изменяем стиль автоматического форматирования таблицы:
Очень быстрый и удобный метод форматирования – это присвоение стиля с добавлением своих поправок или изменений при необходимости.
Если Вами будут внесены изменения в форматирования стиля, они сохранятся (при желании можно присвоить другой стиль). Например, если изменить фон одной ячейки на желтый цвет, то при выборе другого стиля эта же ячейка останется желтой.
Выделение элементов таблицы
Протестируем способы выделения таблиц целиком и по-отдельности ее частей: строк и столбцов. Для решения данной задачи не обязательно активировать таблицу. Для неактивной таблицы достаточно сделать следующее:
Способы выделения строк и столбцов быстрыми клавишами:
- Переместите курсор клавиатуры в область таблицы, чтобы она стала активной.
- Нажмите комбинацию горячих клавиш CTRL+A для выделения данных. Повторное нажатие CTRL+A выделит всю таблицу полностью.
- Щелкните по любой ячейке в диапазоне данных и наведите курсор мышки на край таблицы так, чтобы курсор изменился на крестик стрелок. Сделайте щелчок левой кнопкой мышки и выделится вся таблица.
Теперь выделяем строки и столбцы. В активной таблице можно нажать комбинацию горячих клавиш CTRL+Пробел, тогда выделится столбец данных. Тот, который содержит активную ячейку. А если нажать комбинацию SHIFT+Пробел, тогда выделяется строка соответствующая активной ячейке. Данная функция реализовывается и с помощью курсора мышки, если подвести его к заголовку одного столбца или в начало строки так, чтобы он изменил свой внешний вид на вертикальную или горизонтальную стрелку.
Пишете протоколы заседаний, совещаний, служебной переписки с клиентами или поставщиками? Если да, то вы имеете дело с постоянно повторяющимися текстовыми структурами. Я научу вас, как можно при помощи экспресс-блоков сохранять и пользоваться готовыми экспресс-таблицами.
Как составить недельный план
В качестве примера возьмем план дел на неделю. Создайте новую таблицу, состоящую из двух столбцов и семи строк. Напишите в первой строке "план на неделю", а во второй - "первая половина дня" и "вторая половина дня". Начиная с третьей строки, впишите в первую колонку таблицы названия дней недели от понедельника до пятницы. Отформатируйте таблицу в соответствии с вашими пожеланиями.
Как сохранить таблицу в качестве экспресс-блока
Для того, чтобы в дальнейшем вы могли использовать таблицу с недельным планом в любых документах, необходимо сохранить ее как экспресс-блок. Выделите ее и нажмите на клавишу "Экспресс-блоки" в разделе меню "Вставка". В самой нижней строке меню вы увидите команду "Сохранить выделенный фрагмент в коллекцию экспресс-блоков".
Как открыть новый экспресс-блок в виде экспресс-таблицы
В диалоговом окне "Создать новый экспресс-блок" напишите "План на неделю" в качестве названия нового блока. В качестве каталога выберите таблицу. Благодаря этому ваша таблица сохранится в каталоге, ее можно будет выбрать в разделе экспресс-таблиц в разделе меню "Таблица" и вставить в любое место документа в зависимости от положения курсора. В строке меню "Сохранить как" оставьте Создание таблицы.dotx.
Гарантированное сохранение экспресс-блоков
После того, как вы сохраните экспресс-блок, закройте программу Word. Сделать это необходимо, так как все экспресс-блоки в файле Создание таблицы.dotx окончательно сохраняются только после завершения программы. Таким образом, вы обезопасите себя от неприятной потери сохраненных данных, которая может быть вызвана скачком напряжения или сбоем электропитания.
Вставка экспресс-таблицы в документы
Теперь вы можете вставить вашу новую экспресс-таблицу в любом месте документа. Проверьте, как это работает, при помощи раздела "Вставка". В самом низу раздела меню "Таблица" находится строка "Экспресс-таблицы". Именно там вы и найдете ваш "План на неделю". Теперь вы можете вставлять эту таблицу в любые документы одним щелчком мыши.
Удачной вам работы и креативных идей при создании экспресс-таблиц!
Часто бывает так, что звонок руководства и звучащая в телефонной трубке просьба как можно быстрее предоставить такие-то данные, несколько выбивает из «колеи»...
Такая просьба вас не удивляет, но каждый раз, когда это случается вы, тем не менее, испытываете лёгкое волнение и растерянность. Перестаньте думать о том, что думает руководство о вашей исполнительности, а сосредоточьтесь на выполнении поставленной задачи.
Чудесно - вот вы уже вспомнили, где находится кнопка Вкл./Выкл. компьютера. И вот вы начали работать над документом. Ваши уверенные пальчики бегают по клавиатуре, выводя на белом листе строчку за строчкой. И, вдруг вы вспоминаете о «неземной» любви, руководства к таблицам. Да, от первоначальной идеи расположить данные в формате текста столбиком необходимо отказаться. В этой ситуации вы можете воспользоваться экспресс–таблицами Word.
С этой целью в меню панели инструментов выбираете пункт «Вставка». В открывшемся перечне выбираете пункт «Таблица», а в новом открывшимся активном окне пункт «Экспресс–таблицы». И вот, наконец, вашему вниманию предлагается несколько вариантов таблиц.
Выбирая наиболее подходящий вашему документу формат таблицы, пожалуйста, помните о том, что таблица встанет в том месте, где вы оставили курсор. Поэтому переходя к работе с экспресс–таблицами заранее определите то место документа, где, по вашему мнению, наличие таблицы с данными будет самым подходящим и «застолбите» его курсором. Предлагаемые форматы таблиц не являются принудительными, предусматривая, лишь замену показателей. Разработчики учли ваши наклонности к творчеству и сделали возможным их редактирование: добавление столбцов, ячеек и изменение их ширины, длины, высоты и цвета заливки; изменение цвета и толщины линий, и ещё множество других возможностей.
Ну, на сегодня это всё, продолжим в следующий раз.
Если вас не устраивает ни один из стандартных наборов, вы можете создать свой. Сделать это совсем не сложно.
Нажмите кнопку открытия окна стилей, чтобы получить доступ к настройкам. В окне стилей вы можете выбирать между отображением названий и названий с оформлением, устанавливая и снимая флажок Предварительный просмотр .
Будет открыто окно, где вы можете выбрать стиль из другого набора или настроить множество параметров самостоятельно, например, изменить размер шрифта или цвет текста. Обратите внимание на список Стиль следующего абзаца
. Если вы укажете тот же стиль, что настраиваете сейчас, то новый абзац (после нажатия клавиши
Вам может показаться ненужным тот или иной стиль. Вы можете удалить его из меню, однако не всегда следует отказываться от него полностью. Снимите флажок с пункта Добавить в список экспресс-стилей , чтобы убрать лишнюю кнопку со вкладки Главная , сохранив только часто используемые стили. К остальным вы сможете получить доступ, открыв плавающее окошко.
Установив флажок Обновлять автоматически , вы будете изменять стиль и, соответственно, оформление всего фрагментов текста, использующих его, каждый раз, когда применяете новую настройку к тексту (автоматический аналог первого способа).
Чтобы получить доступ к остальным настройкам, нажмите кнопку Формат и выбирайте нужную вам группу параметров из списка.
Например, щёлкнув по пункту Граница , вы вызовете стандартное окно Границы и заливка . Здесь вы можете добавить заголовку подчёркивание по левому и нижнему краю.
Вместо того чтобы изменять имеющиеся стили, вы можете создать свой новый. Нажмите кнопку Создать стиль в окне Стили и производите все те же манипуляции, что вы делали при редактировании. Здесь есть лишь два основных отличия:
1. Нужно задать имя стиля (впрочем, вы могли переименовать и имеющийся, но здесь это более важно, т.к. по именам Стиль1, Стиль2 и т.д. ориентироваться будет невозможно). Используйте «говорящее» наименование. Например, при разработке набора стилей корпоративных документов, вы можете использовать названия Реквизиты, Номер/дата договора, Примечания и т.д. Тогда сразу будет ясно для какого элемента разрабатывался стиль.
2. Нужно указать тип в раскрывающемся списке Стиль . Имеются пять заготовок:
1. Абзац . Влияет только на отдельные абзацы. Если отдельные слова размечены другими стилями, то они будут сохранены при применении нового;
2. Знак . Эти настройки будут влиять только на текст, но не на стиль абзаца. Естественно, вам будут недоступны выравнивание, нумерация и другие «ненужные» параметры;
3. Связанный (абзац и знак) . Определяет внешний вид и абзаца, и текста. Идеально подходит для оформления заголовков;
4. Таблица . Влияет исключительно на внешний вид таблиц;
5. Список . Указывает стиль оформления маркированных и нумерованных списков.
Но вот вы создали свой набор. Что с ним делать дальше? Ведь хочется его использовать и в других документах, а также передавать, например, коллегам для применения в схожих по типу документах. В Word 2010 есть несколько возможностей по дальнейшему использованию стилей.
Во-первых, вы можете взять копию документа со стилями, удалить из него весь текст и вставить (или вписать) новое содержимое. Лучше всего удалить всё содержимое из файла перед сохранением его в виде шаблона. Стили останутся даже в «пустом» документе. Не забудьте поставить на файл атрибут «Только для чтения» , чтобы никто его не перезаписал по ошибке.
Будет вызвано диалоговое окно сохранения файла в формате шаблона Word (*.dotx). Чтобы воспользоваться им, скопируйте текст в пустой шаблонный документ и сохраните под новым именем или поверх файла с документом без оформления.
Для работы с таблицей в программе Microsoft Word нужно зайти в закладку «Вставка» - «Таблица»
Вставить таблицу – открывает диалоговое окно с параметрами настройки вставляемой таблицы:
· Число столбцов – позволяет установить количество столбцов в таблице
· Число строк – позволяет установить количество строк в таблице
· Автоподбор ширины столбцов – позволяет настраивать ширину таблицы
· По умолчанию для всех таблиц – применять настройки ко всем таблицам
Нарисовать таблицу – позволяет нарисовать самостоятельно таблицу с помощью рисовального инструмента.
Таблица Excel – позволяет создавать таблицу Excel
Экспресс таблицы – показывают готовые варианты стилей таблицы
После того как Вы вставили таблицу в панели вкладок добавляется две вкладки «Конструктор» и «Макет».
Вкладка «Конструктор » позволяет:
· Параметры стилей таблиц – добавлять стиль таблицы строки и столбцы
· Стили таблиц – выпадающий набор различных цветовых стилей
· Рисование границ – позволяет форматировать границы и рисовать таблицы
Вкладка «Макет » позволяет:
· Таблица
· Выделить – позволяет выделять определённые фрагменты таблицы (ячейки, столбцы, строки всю таблицу)
· Отобразить сетку – отображение линий сетки внутри таблицы
· Свойства – открывает диалоговое окно, позволяющее настраивать таблицу (см. рисунок «Свойство таблицы»)
Удалить – позволяет удалять строки, столбцы, ячейки, таблицу. Удалить таблицу, выделив её и нажав «Delete» нельзя .
Строки и столбцы – позволяет вставлять строки и столбцы
Объединение – позволяет объединять и разделять ячейки и таблицы
Размер ячейки – позволяет задавать размеры
Выравнивание – позволяет выравнивать текст внутри полей таблицы
Программы
